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Las mejores herramientas para la gestión de proyectos online

Cada vez más empresas hacen uso de equipos de trabajo remotos, que en muchos casos incluyen trabajadores freelance. Esto supone que cada trabajador se encuentra en un lugar diferente. Algo que en principio puede hacer complicado la coordinación de dicho proyecto. Por suerte, hay muchos medios que ayudan a que el equipo pueda estar en contacto en todo momento. Así, se puede coordinar este proyecto de manera sencilla y lograr que salga adelante.

Las mejores herramientas para la gestión de proyectos online

En la actualidad disponemos de muchas herramientas que nos resultan de enorme ayuda en la gestión de proyectos online. De esta manera, podemos llevar a cabo las tareas necesarias para avanzar en dicho proyecto. Desde asignar tareas a planear citas o entregas de documentos. Todo lo necesario para que estos proyectos online puedan avanzar.

Hay muchas herramientas disponibles en la actualidad. Por eso, hemos realizado una selección con las mejores que podemos encontrar en la actualidad.

Active Collab

Se trata de una herramienta de gestión de proyectos online que destaca por ser muy fácil e intuitiva. Podemos crear de manera sencilla hitos y tareas y asignarlas a los miembros del equipo. Además, podemos mantener comunicación con las personas de dicho equipo. También se crean notificaciones y se pueden intercambiar archivos con suma facilidad. Otra de sus funciones es la de escribir y responder desde el correo sin necesidad de haber entrado al sistema.

Teux Deux

Si eres una persona que planea o programa su trabajo semana a semana, esta es la mejor opción disponible. El programa nos ayuda a separar la semana laboral. Por lo que cada día es una columna diferente. Así, podemos añadir las tareas que tenemos que realizar en cada día de la semana. Destaca porque es muy visual y sencilla. Así, puedes organizarte de manera sencilla y estar siempre atento a todo lo que tienes que hacer en la semana. Además, es una opción gratuita.

Basecamp

Es posiblemente una de las herramientas más sencillas que podemos encontrar en la gestión de proyectos online. Gracias a una interfaz muy intuitiva y un buen diseño. Ya que todo es muy visual en esta herramienta. Podemos ver rápidamente las tareas, ficheros o las conversaciones/discusiones que hay en la misma. Por lo que estamos siempre al tanto de lo que ocurre. Además, tenemos un time-line y un calendario. También nos permite responder por email.

Nozbe

Es una de las opciones más completas que nos encontramos en esta lista. Además, nos ofrece muchas opciones de personalización, como añadir un logo personal. También podemos sincronizar con calendario de Google o Twitter, enviar correos al sistema para crear nuevas tareas o adjuntar archivos a cada proyecto en la herramienta. Lo mejor es que el usuario puede decidir mucho, ya que pueden usarla como una simple lista de tareas o si la quieres usar para proyectos más complejos. Pero, es posible usarla de ambas maneras.

Astrid

Esta herramienta nos ofrece un diseño muy sencillo con su interfaz simple y limpia. Por lo que es muy cómodo usarla. Además, posee también una aplicación para smartphones que mantiene ese diseño. De manera que la podemos usar desde cualquier dispositivo. Tenemos la opción de crear listas compartidas y al mismo tiempo añadir personas a la misma. Además, nos da la posibilidad de dejar comentarios en cada tarea. Por lo que es fácil compartir detalles sobre cómo se hace algo o responder dudas.

Confluence

Esta herramienta está pensada para que el intercambio de documentos, información o archivos sea mucho más simple y cómodo para todas las partes involucradas. Además, es una opción que nos ofrece un alto nivel de organización. Por lo que es una buena herramienta para proyectos grandes o empresas grandes. Además, se integra con Microsoft Office. Por lo que se le puede sacar mucho partido a esta herramienta.

Teambox

Se trata de otra de las herramientas de gestión de proyectos más fáciles que podemos encontrar. Nuevamente destaca por ser muy intuitiva y es fácil para organizar proyectos colaborativos. Ya que nos permite gestionar la prioridad o importancia de las tareas. Por lo que nos podemos centrar primero en las más importantes. Además, los usuarios pueden enviar actualizaciones sobre el progreso de los proyectos en todo momento.

Assembla

Se trata de otra herramienta de calidad. Esta es es especialmente útil en la gestión de proyectos de desarrollo. Ya que funciona con un sistema de tickets/tarjetas que se asignan a cada usuario. En cada una de estas tarjetas se ofrece información detallada sobre las tareas. Además de mostrarse el nivel de complejidad y cuántas horas de trabajo se necesitan para llevar dichas tareas a cabo. Es también una opción útil porque tenemos informes que nos ayudan a gestionar plazos y recursos.

Su diseño no resulta tan intuitivo como el de otras herramientas en esta lista. Pero tenemos muchos tutoriales que nos ayudan a que su uso nos resulte sencillo. Por lo que no debería haber ningún problema. Si en vuestro lugar de trabajo se sigue una metodología Scrum, es una buena opción a usar.

Toodledo

Gracias a esta herramienta podemos organizar las tareas en función de prioridades o preferencias. Por lo que si tenemos una jornada muy intensa y no sabemos qué hacer primero, la aplicación lo puede planear para nosotros. Así, nos va a sugerir qué debemos completar en primer lugar. Además, nos da el tiempo estimado para cada una de las tareas, la fecha límite y la relevancia de cada una ellas. Por lo que sabemos cuál debemos completar primero en todo momento. Tenemos una versión gratuita y una de pago. La de pago nos permite compartir listas y que la herramienta nos ayude con la planificación del trabajo.

Kapost

Se trata de una herramienta ideal para escritores o bloggers que trabajan en colaboraciones. Ya que funciona como una sala de publicación virtual. Por lo que los usuarios pueden presentar un concepto o borrador para que el editor le de el visto bueno. Tenemos tres tipos de usuarios en esta herramienta: editores, colaboradores y suscriptores. El rol de los editores es el de aprobar, rechazar y asignar ideas o tareas. Además, la propia herramienta incorpora pagos por correo.

Por tanto, resulta una buena opción si se trabaja con un equipo muy diverso o se hacen pagos en función de resultados. La idea de esta herramienta es que los usuarios se centren en los conceptos y así se pueda aumentar la calidad de los contenidos. Es también una opción estupenda para el brainstorming. Por lo que equipos de creativos pueden sacarle mucho partido a esta herramienta.

Omnifocus

Se trata de una herramienta muy interesante, pero no está disponible actualmente para Windows. Es una herramienta exclusiva para usuarios Apple. Además, hay que decir que tiene un precio bastante elevado, por lo que puede que muchos no quieran usarla por esta razón. Es un gestor muy interesante para realizar las tareas y cumplir con los objetivos. Podemos marcar fechas límites en cada tarea o en los proyectos. Además, es posible agregar imágenes o notas voz.

Actualmente tiene un coste de unos 36 euros en la Apple Store. Si es un equipo grande y se le va a dar mucho uso, entonces no es cara. Pero, también hay opciones en la lista que son completamente gratis.

Things

Se trata de una aplicación que ha ido ganando mucha popularidad con el paso del tiempo. Es una buena opción ya que nos recuerda en todo momento si no cumplimos con las tareas a tiempo. Y si ocurre que no hemos terminado algo a tiempo, coloca dicha tarea automáticamente en la lista de tareas que tienes que terminar hoy de manera urgente. Además, podemos añadir contactos y asignarles tareas. Es simple de usar y es una buena opción si tienes tendencia a que se te olvide hacer algo.

Central Desktop

Esta herramienta es una de las mejores para la gestión de proyectos en la nube. La ventaja principal que nos ofrece es que está orientada al trabajo en tiempo real. Entre las funciones que nos ofrece está la de mensajería instantánea. Por lo que podemos estar en contacto con otros miembros del equipo en todo momento. Además, también podemos editar documentos online y tener conferencias web en tiempo real.

Producteev

Gracias a esta herramienta vamos a poder distribuir las tareas en proyectos y además añadir subtareas. Tenemos tanto una versión gratuita como una de pago de esta herramienta. Podemos añadir a colaboradores en la misma y también es posible interactuar con ellos. Además, destaca por ser una opción que nos permite organizar y distribuir las tareas entre los miembros del equipo con mucha facilidad. También nos permite añadir archivos adjuntos y descargarlos.

En general, funciona como una lista de tareas con avisos en tiempo real. Por lo que estamos informados en todo momento sobre lo que ocurre. Además, los jefes del equipo pueden crear tareas y asignarlas, añadir plazos, generar informes de productividad y también invitar colaboradores.

TeamLab

Es una plataforma de gestión gratuita para empresas de pequeño y mediano tamaño. Por lo que es una buena opción para los dueños de este tipo de empresas a la hora de organizar tareas y proyectos. Es como tener una red social propia para tu negocio. Podemos crear entradas en el blog que el resto de trabajadores van a ver. También hay encuestas, anuncios y otras funciones adicionales. Los miembros tienen además la opción de comenzar debates en los foros y se puede seguir aquellos temas que son de interés. También posee un chat interno.

Remember the Milk

Seguro que alguna vez fuiste al supermercado pensando que tenías que comprar leche y regresaste a casa sin ella. Basado en esta típica situación surge esta herramienta. La función principal de la misma es evitar despistes a la hora de realizar compras o tareas. Así, evitamos fallos estúpidos porque se nos ha olvidado algo. Aunque, es una herramienta que destaca por ofrecernos muchas funciones diferentes. Podemos organizar tareas y se integra con Gmail, Google Calendar y también con Twitter. Además, podemos compartir tareas para que nos ayuden con la misma o para que nos asesoren.

Aunque, también posee un par de inconvenientes que es importante conocer. Principalmente el diseño web que posee no es el mejor. Muchos piensan que está algo anticuado y no es el más cómodo para disfrutar de todas sus funciones. A veces es imposible encontrar algo en la misma. Por lo que muchas veces puedes perder tiempo buscando alguna de sus funciones.

Time Doctor

Esta herramienta se centra principalmente en el control de tiempos. Nos ofrece una pantalla opcional que nos permite supervisar a los empleados remotos. Además, de manera automática nos genera informes diarios sobre la actividad que ha habido. Así, podemos ver el progreso real en todo momento. También lleva un registro de los sitios web y aplicaciones que se usan. Por lo que nos permite seguir con enorme precisión lo que un usuario hace en todo momento. Una buena opción para los trabajadores más estrictos que no quieren perder ni un segundo.

Zoho Projects

Terminamos la lista con esta herramienta de gestión de proyectos de colaboración y seguimiento. Nos da la opción de crear grupos de trabajo y que estos grupos puedan colaborar para realizar el trabajo con mayor rapidez. Además, se puede llevar a cabo una gran planificación, seguimiento y comunicación constante. Por lo que de esta manera se mantienen los proyectos siempre a tiempo. Además, tenemos un módulo de incidencias o fallos que nos ayuda a corregir los errores con gran rapidez.

La interfaz de la herramienta es sencilla, por lo que todos los usuarios la pueden usar sin problemas. Es muy fácil crear proyectos o completas las tareas. Además, es una herramienta pensada para ser lo más eficientes posible en la planificación y finalización de proyectos. Podemos mantener un seguimiento constante de las tareas. Además, se integra con Google Drive, Gmail y Calendar y también con Dropbox.

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Estas son las mejores herramientas disponibles actualmente para la gestión de proyectos online. Como podéis observar nos encontramos con muchas opciones diferentes. En general tienen todas el mismo propósito, pero cada una tiene unas funciones adicionales que puede que la hagan más cómoda para ti. También, en función del tipo de proyectos que se lleven a cabo hay algunas que os pueden resultar mejores.

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Eder Ferreño

Bilbaíno graduado en Marketing. Amante de los viajes, el cine y la lectura.
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