Tutoriales

Zoom: Gu铆a de iniciaci贸n y tutorial para nuevos usuarios

Un tutorial introductorio a todas las facetas de la plataforma

En la actualidad las plataformas para realizar reuniones virtuales son bastante utilizadas. Zoom es un servicio especialmente dise帽ado para tal fin, con una interfaz sencilla y funcional para darle al usuario todas las facilidades. Hoy en Profesional Review os traemos una gu铆a de iniciaci贸n con toda la informaci贸n necesaria para su uso a modo de tutorial.

Qu茅 es Zoom

Zoom, tambi茅n conocido como Zoom App es una plataforma para videoconferencias y reuniones virtuales multiplataforma disponible en Windows, Mac, Android e iOS. La empresa responsable de su gesti贸n es Zoom Video Communications, fundada en 2012.

Zoom

Caracter铆sticas clave

  • Video y audio en HD integrados: podemos utilizar por defecto v铆deo y audio en HD en nuestras reuniones con soporte para hasta 1000 participantes en el video y 49 videos en la pantalla.
  • Herramientas de colaboraci贸n integradas: m煤ltiples participantes pueden compartir sus pantallas de manera simult谩nea y realizar anotaciones colaborativas para una reuni贸n m谩s interactiva.
  • Reunirse de manera segura: Cifrado de extremo a extremo para todas las reuniones, seguridad del usuario basada en roles, protecci贸n con contrase帽a, salas de espera y la posibilidad de poner al participante en espera.
  • Grabaciones y transcripciones: podemos guardar las reuniones de manera local o en la nube, visualizar transcripciones generadas por IA y capturar notas y elementos de acci贸n.
  • Uso optimizado del calendario: contamos con soporte para la programaci贸n o el inicio de reuniones desde Outlook, Gmail o iCal, con los que podemos sincronizar Zoom.
  • Chat en equipo: chats grupales, historial consultable, intercambio de archivos integrado y almacenamiento por 10 a帽os. Es f谩cil pasar de llamadas uno a uno a llamadas grupales.

D贸nde descargar Zoom

Para utilizar Zoom tenemos dos opciones, ambas partiendo de su Web Oficial. Aqu铆 deberemos crearnos una cuenta y despu茅s podremos acceder a los servicios desde el propio portal o descargar la aplicaci贸n de Zoom. Dicha aplicaci贸n podremos descargarla en la Play Store en el caso de Android o App Store para iOS.

Modalidades en Zoom

Una vez creemos una cuenta en Zoom tendremos acceso a su formato gratuito por defecto, Zoom Basic. No obstante la compa帽铆a nos ofrece un total de cuatro categor铆as, siendo los tres siguientes de pago.

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En cada una de estas modalidades encontraremos caracter铆sticas b谩sicas espec铆ficas que admitenflexibilidad respecto a sus par谩metros seg煤n las necesidades del usuario.

  • Basic: totalmente gratuito con s贸lo registrarse, admite hasta 100 participantes por videoconferencia aunque con un l铆mite de 40 minutos de duraci贸n.
  • Pro: el l铆mite de la duraci贸n de las reuniones se ampl铆a a 24 horas, disponemos de 1GB de almacenamiento en la nube de Zoom (MP4 o M4A) e ID personalizada entre otras funciones.
  • Business: el n煤mero de participantes por defecto aumenta a 300, contamos con direcci贸n URL personalizada para la empresa y soporte telef贸nico como puntos fuertes.
  • Enterprise: modalidad ideada para multinacionales y empresas de gran tama帽o. Admite videoconferencias desde 500 hasta 1000 participantes por defecto as铆 como almacenamiento ilimitado en la nube.

Todos los planes cuentan con 100 participantes por defecto en cada reuni贸n (hasta 500 con el complemento para reuniones grandes). Se puede ser anfitri贸n de un n煤mero ilimitado de reuniones, pero si queremos tener m谩s de una reuni贸n simult谩neamente son necesarias licencias de anfitri贸n adicionales. Tambi茅n contamos con v铆deo y voz en HD as铆 como la capacidad de compartir pantalla, documentos y aplicaciones.

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En cada una de las tres modalidades de pago de Zoom encontramos la posibilidad de realizar abonos mensuales o anuales a conveniencia, pudiendo realizar la cancelaci贸n en cualquier momento.

Por 煤ltimo, si las opciones que llegan por defecto en cada categor铆a siempre podemos a帽adir complementos como las Zoom Rooms, Planes de Audio o Almacenamiento Adicional. En este aspecto debemos admitir que los planes de contrataci贸n son bastante flexibles con los requisitos del usuario, lo cual siempre es un punto a favor.

C贸mo funciona Zoom

Zoom

Tal y como explicamos en un principio, la gesti贸n en Zoom comienza con la creaci贸n de una cuenta personal e inicio de sesi贸n. Hecho esto podemos comenzar una reuni贸n de prueba en la propia web o descargar la aplicaci贸n, que es nuestra recomendaci贸n.

Cuenta y configuraci贸n

Zoom

En el propio portal de Zoom podemos acceder a nuestra 谩rea personal para configurar par谩metros agrupados en dos categor铆as principales: personal y administrador.

Configuraci贸n personal

En esta secci贸n encontramos un total de cuatro subcategor铆as: Perfil, Reuniones, Grabaciones y Configuraci贸n.

  • Perfil: podemos establecer datos sobre nuestro nombre de usuario, correo electr贸nico, contrase帽a y franja horaria.
  • Reuniones: gestiona la programaci贸n de pr贸ximas videoconferencias as铆 como se archivan las anteriores. Establecemos un tema y hora as铆 como contrase帽a de ingreso.
  • Seminarios web: secci贸n para administrar grandes eventos de hasta 10.000 asistentes. Supone un suplemento a cualquiera de las modalidades Zoom de pago.
  • Grabaciones: almacena en la nube o de forma local voz y v铆deo de las reuniones. Podemos establecerlas desde la secci贸n Configuraci贸n de nuestro perfil.
  • Configuraci贸n: regulamos par谩metros para las reuniones, grabaciones (audio y v铆deo) y tel茅fono.

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Configuraci贸n como administrador

En este apartado tenemos la gesti贸n referente a los usuarios, salas, administraci贸n de cuenta y par谩metros avanzados.

  • Usuario: nos engloba a nosotros como responsable de facturaci贸n (si tenemos una modalidad de pago), gesti贸n de grupos de usuarios (si se trata de una cooperativa o asociaci贸n) y administraci贸n de roles.
  • Salas: aqu铆 podemos gestionar las llamadas Zoom Rooms as铆 como la integraci贸n del calendario y opciones de configuraci贸n similares.
  • Cuenta: aqu铆 configuramos nuestro perfil as铆 como datos de facturaci贸n en caso de contar con un plan Pro, Business o Enterprise.
  • Avanzado: en esta 煤ltima subcategor铆a podemos vincular las aplicaciones a nuestra cuenta Zoom, conector de sala H.323/SIP as铆 como nuestra marca u opciones de inicio 煤nico de sesi贸n (SSO).

Uso de la aplicaci贸n

A la hora de iniciar sesi贸n necesitaremos nuestro correo electr贸nico, cuenta de Google o Facebook as铆 como mediante SSO.

Zoom

Descargada la aplicaci贸n lo que encontramos es una interfaz extremadamente sencilla. Consiste en una 煤nica pantalla principal en la que disponemos de una barra de tareas en el margen inferior donde tenemos acceso a la opci贸n de grabar, compartir pantalla as铆 como chat de texto o listado de participantes.

Zoom

Cuando iniciamos una videoconferencia tambi茅n nos recibe una informaci贸n esquem谩tica con el asunto聽y contrase帽as as铆 como el enlace URL que deberemos compartir con los participantes.

Tambi茅n hablando de compartir, al margen de los cl谩sicos archivos que se pueden intercambiar en l铆nea o mediante v铆nculos tenemos la opci贸n de compartir pantalla. Aqu铆 Zoom nos permite matizar si queremos compartir con otros usuarios ventanas o aplicaciones espec铆ficas e incluso una secci贸n determinada de nuestra pantalla (al margen de la pantalla completa como tal, claro). Es tambi茅n posible hacer lo propio s贸lo con el sonido de nuestro equipo.

Zoom

Respecto a la configuraci贸n de v铆deo esta es bastante b谩sica. La calidad del mismo depende de nuestra c谩mara, aunque Zoom est谩 preparado para v铆deo y audio en HD. En nuestra pantalla podemos tener imagen de todos nuestros interlocutores as铆 como la opci贸n de abrir el panel lateral derecho, que es emergente, en caso de que tambi茅n hagamos uso del chat de texto o queramos visualizar el listado de usuarios conectados.

En las opciones de v铆deo podemos ver qu茅 c谩mara est谩 actualmente en uso as铆 como acceso a la configuraci贸n de v铆deo. Justo a su izquierda tambi茅n observamos el icono del micr贸fono para poder silenciarnos r谩pidamente en caso de ser necesario.

La barra de herramientas se oculta de forma autom谩tica cuando no est谩 en uso, lo cual reduce los elementos visibles en pantalla. Est茅ticamente creemos que la interfaz podr铆a ser m谩s homog茅nea en su dise帽o y paleta de color, pero eso no quita que sea manejable y nos deje a mano todas las acciones que podamos necesitar.

Complementos adicionales

En el centro de descargas de Zoom podemos encontrar un listado de plugins y extensiones descargables para todo tipo de dispositivos que procuran hacernos la vida m谩s f谩cil a la hora de utilizar la plataforma y vincularla a aplicaciones de terceros.

Zoom

  • Complemento Zoom para Microsoft Outlook:聽instala un bot贸n en la barra de herramientas de Microsoft Outlook para permitirle comenzar o programar una reuni贸n con un solo clic.
  • Complemento Zoom para IBM Notes:聽instala un bot贸n en la ventana de programaci贸n de reuniones de IBM Notes para permitirle programar una reuni贸n con un solo clic.
  • Extensi贸n Zoom para navegadores: permite comenzar o programar una reuni贸n Zoom con un solo clic desde el navegador o dentro del calendario de Google.
  • Complemento Zoom para Intel Unite: dise帽ado para modernizar los espacios de reuni贸n de manera f谩cil e intuitiva con las capacidades de videoconferencias de primera clase de Zoom.
  • Complemento del cliente Zoom para uso compartido de iPhone/iPad: se instalar谩 autom谩ticamente al compartir la pantalla de nuestro iPhone/iPad con participantes remotos de la reuni贸n Zoom.
  • Zoom Rooms para salas de conferencia y presentaciones de pantalla t谩ctil: podemos instalarlo para reuniones con un toque e integraci贸n con el calendario.
  • Controladores para Zoom Rooms: un controlador para software en el iPad o la tableta Android que se utiliza para gestionar las reuniones de Zoom Room.
  • Complemento de Zoom para Skype Empresarial: permite comenzar reuniones instant谩neas de Zoom e invitar a contactos directamente desde Skype.

Medidas de seguridad en Zoom

Dentro del sistema de seguridad de Zoom podemos encontrar distinciones entre aquellas medidas tomadas por el administrador o usuarios y aquellas dirigidas a las grabaciones de las salas y aquellos que conserva el portal para gesti贸n propia.

Zoom

Respecto al uso de la plataforma en s铆, el cifrado de chat de extremo a extremo permite una comunicaci贸n segura en la que s贸lo el destinatario deseado puede leer el mensaje protegido. Zoom usa algoritmos sim茅tricos y asim茅tricos para cifrar las sesiones de chat. Las claves de las sesiones se generan con un Id. de hardware 煤nico del dispositivo para evitar que los datos se lean desde otros dispositivos. Esto asegura que la sesi贸n no se pueda manipular ni escuchar a escondidas.

Configuraci贸n personal

Como usuarios, desde nuestro perfil de Zoom podemos acceder al panel de Configuraci贸n para establecer medidas de seguridad y guardado personalizadas para nuestras salas de reuniones y usuarios. Esto incluye la gesti贸n de grabaciones, contrase帽as para los enlaces a la reuni贸n y chats.

  • Crear Salas de espera para los asistentes.
  • Requerir la presencia del anfitri贸n para iniciar la reuni贸n.
  • Expulsar a uno o a todos los participantes.
  • Bloquear una reuni贸n.
  • Colocar marcas de agua al compartir la pantalla.
  • Utilizar聽firmas de audio.
  • Habilitar o deshabilitar la grabaci贸n para uno o todos los participantes.
  • Detener temporalmente la funci贸n de compartir pantalla cuando se abre una ventana nueva.
  • Proteger una reuni贸n con contrase帽a.
  • Permitir que se unan 煤nicamente personas con un dominio de correo electr贸nico determinado.

Grabaciones

En caso de tener este sistema contratado, las grabaciones se pueden almacenar en el dispositivo local del anfitri贸n con la opci贸n de grabaci贸n local o en la nube de Zoom con la opci贸n de Grabaci贸n en la nube (disponible para clientes pagos). Las grabaciones del聽Correo de voz del tel茅fono de Zoom聽se procesan y almacenan en la nube de Zoom, y se pueden administrar a trav茅s del cliente de Zoom protegido.

  • Las grabaciones que se almacenan de forma local en el dispositivo del anfitri贸n se pueden cifrar聽usando varias herramientas gratuitas o disponibles comercialmente.
  • Las Grabaciones en la nube se procesan y almacenan en la nube de Zoom una vez que termina la reuni贸n. Se pueden proteger con contrase帽a o poner a disposici贸n de todas las personas de su organizaci贸n.
  • Las grabaciones se almacenan en formato de audio y v铆deo o solo de audio.
  • Si el anfitri贸n de una reuni贸n habilita la grabaci贸n en la nube y la transcripci贸n de audio, ambas cosas se almacenar谩n cifradas. Si el anfitri贸n de una reuni贸n habilita la transferencia de archivos a trav茅s del chat durante la reuni贸n, los archivos compartidos tambi茅n se almacenar谩n cifrados.
  • El anfitri贸n de la reuni贸n puede gestionar sus grabaciones a trav茅s de la interfaz web protegida.
  • Las grabaciones se pueden descargar, compartir o eliminar.
A grandes rasgos la impresi贸n general es que Zoom no deja cabos sueltos en lo que seguridad se refiere. Si quer茅is documentaros m谩s en profundidad pod茅is consultar su Gu铆a de Seguridad, aunque os avisamos que est谩 en ingl茅s.

Privacidad en Zoom

Por defecto Zoom almacena la direcci贸n IP de nuestro dispositivo y versi贸n del sistema operativo as铆 como informaci贸n b谩sica del perfil de la cuenta de usuario:

  • Correo electr贸nico
  • Contrase帽a de usuario
  • Nombre
  • Apellido
  • Imagen de perfil (opcional)

Alternativamente en los聽servicios contratados en modalidad Pro, Business o Enterprice tambi茅n se registran:

  • Nombre de la compa帽铆a
  • N煤mero de tel茅fono de la compa帽铆a
  • C贸digo postal
  • Empleador y cargo
  • Datos bancarios

Esta informaci贸n es recopilada por Zoom Video Communications, que a su vez la comparte con terceros asociados (entre los que figuran empresas de publicidad, Facebook o LinkedIn).

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Conclusiones sobre Zoom

En una etapa en que el volumen de trabajadores en remoto aumenta, Zoom se ha presentado como una excelente alternativa para aquellos asociados que busquen un sistema fiable mediante el cual realizar videollamadas o reuniones virtuales con sus socios o empleados. Como servicio de plataforma encontramos en Zoom cuatro modalidades diferentes, siendo s贸lo la b谩sica gratuita aunque permite una conexi贸n simult谩nea de gran cantidad de participantes y s贸lo se limita el tiempo de actividad (40 minutos).

En general podemos decir que las medidas de seguridad que encontramos en el portal son correctas, especialmente con la necesidad de emplear un link o contrase帽a personal para acceder a las conferencias. No obstante incidencias como el zoom-bombing han ocurrido debido a la proliferaci贸n de ciberataques ante el aumento de uso de este tipo de plataformas. Es por ello que se recomienda prudencia al tratar con recursos de red compartidos.

Os recomendamos la lectura de: Microsoft Teams: Gu铆a de iniciaci贸n y tutorial.

Desde Profesional Review nos parece una herramienta muy manejable a la que recurrir en caso de necesidad. Dispone de una interfaz intuitiva y muy sencilla en la que podemos desenvolvernos r谩pidamente con facilidad. Igualmente siempre podemos echar un vistazo a la competencia聽y sopesar opciones de la competencia como Microsoft Teams, Jitsi o Skype Meet Now.

Ana Alejandra Romero

Cuando Ctrl+Alt+Supr no funciona, aparezco yo. Soy tecnomante lvl 20 y estoy aqu铆 para compartir con vosotros mi entusiasmo sobre perif茅ricos, ordenadores, gaming, nuevas tecnolog铆as y lo que surja.
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